В настоящее время большинство налогоплательщиков предоставляют налоговую и бухгалтерскую отчетность по телекоммуникационным каналам связи. Но остаются организации и индивидуальные предприниматели, которые отчитываются перед налоговыми органами на бумажных носителях. Для них разработан приемлемый и эффективный способ сдачи и обработки отчетности с использованием технологии двухмерного штрих-кода, согласно приказу ФНС России от 10.06.2008 № ВЕ-3-6/275.

Преимущества данного способа представления отчетности:
1. Бесплатно. От плательщиков не требуется дополнительных затрат - добавить в декларацию штрих-код позволяют обычные бухгалтерские и налоговые программы. Формирование налогоплательщиком документов с двухмерным штрих-кодом выполняется в программном комплексе «Налогоплательщик ЮЛ» .
2. Сокращается время приема отчетности налоговым инспектором, так как декларации (расчеты) проверяются только визуально.
3. Простота и удобство. Достаточно только нажать кнопку, чтобы распечатать декларацию.
4. Высокая скорость ввода информации и исключение человеческого фактора, т.е. устраняются ошибки налогового инспектора, который вводит информацию в базу данных налоговых органов.
Все это приводит к корректному распределению данных по лицевому счету.

Для корректной обработки подготовленной печатной формы в налоговом органе, необходимо при печати соблюдать следующие требования:
- декларация должна печататься только с одной стороны бумаги;
- необходимо использовать бумагу плотностью не ниже 80 г/м2;
- качество печати принтера должно быть чистовое.

При оформлении деклараций на машиночитаемых бланках необходимо помнить, что:
- Листы декларации в виде машиночитаемых форм не надо скреплять или подшивать в скоросшиватель - это может повредить расположенный слева блок двухмерного штрих - кода.
- Если были внесены какие-либо изменения в декларации, то необходимо заново распечатать отчет с формирование двухмерного штрих - кода.
- Подготовленную печатную форму декларации в виде машиночитаемой формы необходимо подписать и поставить печать (при наличии).

Справочно: технология двухмерного штрих-кодирования реализована в программных комплексах «Налогоплательщик ЮЛ», «Декларация» (формы деклараций 3-НДФЛ и 4-НДФЛ), а также «Программа подготовки документов для государственной регистрации». Программы являются бесплатными и их можно скачать с сайта Федеральной Налоговой Службы России в разделе «Программные средства»: http://www.nalog.ru/rn91/program/.