В настоящее время большинство налогоплательщиков предоставляют налоговую и бухгалтерскую отчетность по телекоммуникационным каналам связи. Но остаются организации и индивидуальные предприниматели, которые отчитываются перед налоговыми органами на бумажных носителях. Для них разработан приемлемый и эффективный способ сдачи и обработки отчетности с использованием технологии двухмерного штрих-кода, согласно приказу ФНС России от 10.06.2008 № ВЕ-3-6/275.

При представлении документов на машиноориентированных бланках с двухмерным штрих-кодом налогоплательщик не несет дополнительных финансовых и временных затрат. В свою очередь, этот способ позволит свести к минимуму риск возникновения технических ошибок при начислении налогов, оптимизировать процесс расчета налоговых вычетов и сократит время обработки документов налоговыми органами.

Двухмерный штрих-код формируется автоматически программным обеспечением и наносится на листы формы при печати документов. Для налогоплательщиков преимущества представления отчетности с использованием двухмерного штрих-кода заключаются в последующей скорости обработки данных деклараций и раннем выявлении возможных разногласий.

Для корректной обработки подготовленной печатной формы в налоговом органе, необходимо при печати соблюдать следующие требования:
- декларация должна печататься только с одной стороны бумаги;
- необходимо использовать бумагу плотностью не ниже 80 г/м2;
- качество печати принтера должно быть чистовое.

При оформлении деклараций на машиночитаемых бланках необходимо помнить, что:
- Листы декларации в виде машиночитаемых форм не надо скреплять или подшивать в скоросшиватель - это может повредить расположенный слева блок двухмерного штрих - кода.
- Если были внесены какие-либо изменения в декларации, то необходимо заново распечатать отчет с формирование двухмерного штрих - кода.
- Подготовленную печатную форму декларации в виде машиночитаемой формы необходимо подписать и поставить печать (при наличии).

Технология двухмерного штрих-кодирования реализована в программных комплексах "Налогоплательщик ЮЛ" и «Декларация» (формы деклараций 3-НДФЛ и 4-НДФЛ). Программы являются бесплатными и их можно скачать с сайта Федеральной Налоговой Службы России в разделе «Программные средства» http://www.nalog.ru/rn91/program/.

Кроме того, налогоплательщики, проходящие процедуру государственной регистрации своей предпринимательской деятельности, могут воспользоваться бесплатным программным обеспечением "Программа подготовки документов для государственной регистрации", в котором реализована возможность формирования заявления с использованием двухмерного штрих-кода. Данную программу можно скачать с сайта Федеральной Налоговой Службы России http://www.nalog.ru/rn91/program/all/form_reg/